Regulamin uczestnictwa w Konferencji SheXperienceSummit

Definicje

Bilet – wirtualny dokument zawierający kod QR, który stanowi potwierdzenie dokonania rejestracji na Konferencję za pośrednictwem serwisu evenea.pl.

Dane osobowe – wszelkie informacje odnoszące się do zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej; osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, którą można ustalić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, identyfikator internetowy albo jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Formularz Rejestracyjny – formularz elektroniczny dostępny na stronie evenea.pl, za pomocą którego Uczestnik dokonuje zgłoszenia udziału w Konferencji.

Konsument – konsument w rozumieniu ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz. U. 2025, poz. 1071 z późn. zm.).

Organizatorki – Organizatorkami Konferencji są JustBe Joanna Tymowicz, NIP 814 158 40 94 oraz Natalia Kotula – Strategie Kredytowe i ubezpieczenia | TDF, NIP 8133229013.

Partner Główny – instytucja publiczna lub prywatna, której Organizatorki przyznały status Partnera Głównego Wydarzenia.

Partner Wspierający – osoba fizyczna, instytucja publiczna lub prywatna posiadająca status Partnera Wspierającego nadany przez Organizatorki.

Partner Mediowy – instytucja publiczna lub prywatna posiadająca status Partnera Mediowego nadany przez Organizatorki.

Prelegent – osoba fizyczna zaproszona przez Organizatorki, która podczas Konferencji wygłasza prelekcję, uczestniczy w panelu dyskusyjnym lub prowadzi warsztat.

Przetwarzanie danych osobowych – operacje lub zestawy operacji wykonywane na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, w szczególności takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub inne udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Regulamin – niniejszy Regulamin Konferencji SheXperience Summit.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/67 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia 4 dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U.UE.L.2016.119.1).

Uczestnik – osoba fizyczna posiadająca Bilet i uczestnicząca w Wydarzeniu m.in. w charakterze Partnera, Prelegenta lub przedstawiciela mediów poprzez rejestrację w serwisie evenea.pl. W zależności od charakteru uczestnictwa udział w Konferencji może mieć charakter odpłatny lub nieodpłatny.

Umowa na odległość – umowa zawarta z Uczestnikiem w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość do momentu zawarcia umowy włącznie.

Evenea.pl – strona internetowa prowadzona pod adresem https://evenea.pl/pl, odpowiedzialna za system składania Zamówień.

Prawo autorskie – ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509).

Konferencja – SheXperience Summit.

Ogólne informacje

Niniejszy Regulamin określa warunki oraz zasady uczestnictwa w konferencji SheXperienceSummit (zwanej dalej „Konferencją”), która odbędzie się w dniu 18 września 2026 roku w Rzeszowie. Dokładna lokalizacja wydarzenia zostanie podana w późniejszym terminie.

Każda osoba, która potwierdzi rejestrację na Konferencję oraz przebywa w miejscu jej organizacji, zobowiązana jest do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu.

Uczestnikiem Konferencji może być wyłącznie osoba, która dokonała rejestracji lub zgłoszenia uczestnictwa oraz uiściła stosowną opłatę, zgodnie z postanowieniami Regulaminu.

W przypadku stwierdzenia przez Organizatorki naruszenia warunków uczestnictwa w Konferencji, w szczególności działań niezgodnych z prawem, naruszenia postanowień Regulaminu lub naruszenia dobrego imienia Organizatorek lub innych Uczestników, Organizatorki mają prawo do natychmiastowego i nieodwołalnego odrzucenia zgłoszenia oraz wykluczenia Uczestnika z Konferencji.

Uczestnikiem Konferencji może być wyłącznie osoba pełnoletnia. W przypadku dopuszczenia do uczestnictwa osoby poniżej 18 roku życia, odpowiedzialność za przestrzeganie Regulaminu przez tę osobę ponosi jej opiekun prawny.

Program Konferencji dostępny jest na stronie internetowej Konferencji: https://shexperiencesummit.pl/

Organizatorki zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w programie, odwołania wydarzenia, jego skrócenia, zmiany miejsca lub terminu Konferencji. Informacje o zmianach będą publikowane na stronie internetowej, w mediach społecznościowych oraz przekazywane drogą elektroniczną na adres e-mail podany podczas rejestracji, z odpowiednim wyprzedzeniem.

Uczestnik może wyrazić dobrowolną zgodę na otrzymywanie od Organizatora informacji marketingowych i handlowych drogą elektroniczną (newsletter). Wyrażenie zgody następuje poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola w formularzu rejestracyjnym i nie stanowi warunku udziału w Konferencji.

Celem Regulaminu jest określenie zasad zachowania osób obecnych na Konferencji, zasad korzystania z miejsca organizacji wydarzenia oraz urządzeń znajdujących się na jego terenie, a także określenie praw i obowiązków Uczestników Konferencji.

Warunki zamówienia i zawarcia umowy

Rejestracja na Konferencję, w zależności od charakteru uczestnictwa, odbywa się w następujący sposób: w przypadku Uczestnika poprzez zakup Biletu w serwisie evenea.pl, oraz w przypadku Uczestnika będącego Partnerem Głównym, Partnerem Wspierającym lub Partnerem Mediowym – poprzez złożenie Formularza Rejestracyjnego w evenea.pl.

Ceny biletów na stronie internetowej oraz w serwisie Evenea.pl podawane są w złotych polskich w kwocie brutto, zawierającej podatek VAT. O łącznej kwocie do zapłaty, wraz z podatkami, a także o innych możliwych należnościach związanych z uczestnictwem w Konferencji – a jeżeli nie można ustalić ich wysokości, przynajmniej o obowiązku ich poniesienia – Uczestnik informowany jest najpóźniej przed złożeniem Zamówienia.

Składanie Zamówień odbywa się za pośrednictwem systemu Evenea.pl zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym serwisie. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie wyłączają ani nie ograniczają postanowień regulaminu Evenea.pl.

Uczestnik zobowiązany jest do podania w Formularzu Rejestracyjnym danych zgodnych ze stanem faktycznym, a w przypadku ich zmiany – do ich aktualizacji poprzez wysłanie wiadomości na adres e-mail: kontakt@shexperiencesummit.pl

Organizatorki zastrzegają, że uprawnienia przysługujące Uczestnikom mogą się różnić w zależności od formy uczestnictwa w Konferencji.

Organizatorki zastrzegają sobie prawo do organizowania akcji promocyjnych polegających na przekazaniu bezpłatnych Biletów na Konferencję lub udostępnianiu kodów rabatowych.

Uczestnik może dokonać płatności za pomocą następujących form płatności: płatności elektroniczne oraz karta kredytowa, PayPal, Stripe, InPay oraz płatność off-line (przelew tradycyjny). Płatność powinna zostać dokonana w terminie 6 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, jednak nie później niż na 2 dni przed terminem Konferencji. Kwota wynikająca z formularza zamówienia powinna zostać zapłacona niezwłocznie po dokonaniu zamówienia i otrzymaniu e-maila z potwierdzeniem.

Bilet na Konferencję zostanie przesłany na adres e-mail wskazany przez Uczestnika w Formularzu Rejestracji nie później niż w ciągu 24 godzin od momentu uznania rachunku bankowego Organizatorek.

Udział w Konferencji jest równoznaczny z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu.

Poprzez rejestrację na Konferencję pomiędzy Organizatorkami a Uczestnikiem zostaje zawarta Umowa na odległość.

Kupującemu Bilet nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej z Organizatorkami, zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2024, poz. 1796 z późn. zm.).

Z zastrzeżeniem postanowień Regulaminu oraz w granicach dopuszczalnych przepisów prawa, Organizatorki nie ponoszą odpowiedzialności za szkody poniesione przez Uczestnika w związku z uczestnictwem w Konferencji lub rezygnacją z udziału, w szczególności za brak możliwości uczestnictwa spowodowany siłą wyższą lub przyczynami leżącymi po stronie Uczestnika.

Wszelkie reklamacje związane z uczestnictwem w Konferencji mogą być zgłaszane Organizatorkom w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji lub dnia, w którym Konferencja miała się zakończyć, jednak nie później niż w terminie 3 dni od dnia wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.

Reklamacje należy kierować na adres e-mail: kontakt@shexperiencesummit.pl

Organizatorki zobowiązują się udzielić odpowiedzi na reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania. W przypadku braku odpowiedzi w tym terminie reklamacja uznawana jest za zasadną.

W przypadku uznania reklamacji za zasadną Organizatorki dokonają zwrotu kosztów zakupu Biletu. Zwrot środków zostanie dokonany na rachunek bankowy wskazany przez Uczestnika.

Kontynuuję przeredagowanie **od miejsca „Utrwalanie wizerunku”**, zachowując kolejność, wszystkie zapisy i sens prawny, ale zmieniając styl i konstrukcję zdań.

Utrwalanie wizerunku

Organizatorki informują, że w trakcie Konferencji wykonywane będą fotografie oraz nagrania audio i video. Materiały te mogą być wykorzystywane przez Organizatorki oraz Partnerów Konferencji w celach informacyjnych, promocyjnych oraz reklamowych związanych z Konferencją oraz działalnością Organizatorek i Partnerów Konferencji.

Materiały mogą być publikowane w szczególności na stronach internetowych Organizatorek oraz Partnerów Konferencji, w mediach społecznościowych, a także w materiałach marketingowych i prasowych.

Podstawę prawną wykorzystania wizerunku stanowi prawnie uzasadniony interes Organizatorek oraz Partnerów Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na dokumentowaniu oraz promowaniu wydarzenia o charakterze publicznym, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (rozpowszechnianie wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza).

Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie zgłosić sprzeciw wobec wykorzystania swojego wizerunku, kontaktując się z Organizatorkami pod adresem e-mail: kontakt@shexperiencesummit.pl. Uczestnik, który nie wyraża zgody na utrwalanie swojego wizerunku, powinien zgłosić ten fakt podczas rejestracji lub osobiście w recepcji Konferencji. W takim przypadku Organizatorki dołożą starań, aby wizerunek Uczestnika nie był wykorzystywany w materiałach promocyjnych.

Uczestnik przyjmuje do wiadomości, że:

* ze względu na charakter wydarzenia jako imprezy publicznej całkowite uniknięcie utrwalenia wizerunku może nie być możliwe,

* po publikacji materiałów przez Partnerów Konferencji Organizatorki nie mają pełnej kontroli nad dalszym wykorzystaniem tych materiałów przez Partnerów, którzy stają się niezależnymi administratorami tych materiałów,

* w przypadku publikacji materiałów przez Partnera, żądanie usunięcia wizerunku należy kierować bezpośrednio do tego Partnera.

Partnerzy Konferencji

Partnerami Konferencji są podmioty współpracujące z Organizatorkami przy organizacji i realizacji Konferencji. Aktualna lista Partnerów dostępna jest na stronie internetowej shexperiencesummit.pl.

Organizatorki zastrzegają sobie prawo do aktualizacji listy Partnerów uprawnionych do korzystania z materiałów wizualnych z Konferencji.

Warunki organizacji Konferencji

Udział w Konferencji ma charakter jednorazowy i jest odpłatny, chyba że Regulamin lub odrębne ustalenia stanowią inaczej. Uczestnikiem Konferencji może zostać każdy podmiot spełniający warunki określone w Regulaminie.

Konferencja odbywa się w ciągu jednego dnia roboczego, w terminie i miejscu wskazanym w opisie Konferencji.

Organizatorki samodzielnie decydują o wyborze podmiotów trzecich, z których usług korzystają przy organizacji i realizacji Konferencji.

Organizatorki zobowiązują się do przeprowadzenia Konferencji zgodnie z programem, który określa cele, zakres merytoryczny oraz harmonogram wydarzenia. Program dostępny jest na stronie internetowej shexperiencesummit.pl.

W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatorki lub wygaśnięcia Umowy z przyczyn niezależnych od żadnej ze stron, Uczestnikowi przysługuje zwrot pełnej uiszczonej opłaty za udział w Konferencji.

Treści oraz materiały udostępniane w trakcie Konferencji mogą stanowić utwory w rozumieniu Prawa autorskiego. Uczestnik może korzystać z materiałów należących do Organizatorek wyłącznie w celach niezarobkowych i na własny użytek.

Uczestnik nie nabywa praw autorskich do materiałów Organizatorek udostępnianych podczas Konferencji. Zabronione jest utrwalanie materiałów prezentowanych podczas Konferencji oraz ich rozpowszechnianie w jakiejkolwiek formie bez uprzedniej zgody Organizatorek.

Odpowiedzialność i ubezpieczenie

Organizatorki nie ponoszą odpowiedzialności za szkody poniesione przez Uczestników w wyniku niestosowania się do poleceń wydawanych przez Organizatorki w sytuacjach zagrożenia bezpieczeństwa osób lub mienia, w szczególności w związku z zarządzeniem ewakuacji.

Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatorek z powyższych przyczyn nie mają wpływu zastosowane środki zabezpieczenia na terenie wydarzenia, takie jak zabezpieczenie techniczne, służby ochrony czy monitoring.

Uczestnicy Konferencji ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie. Organizatorki nie ponoszą odpowiedzialności za szkody spowodowane przez osoby trzecie lub powstałe z winy poszkodowanego.

Organizatorki nie ponoszą odpowiedzialności za szkody powstałe w wyniku działania siły wyższej.

Organizatorki nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru właściciela na terenie wydarzenia.

Prawa i obowiązki Uczestników

Uczestnicy Konferencji zobowiązani są do przestrzegania obowiązujących przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, sanitarnych, administracyjnych oraz wewnętrznych regulaminów obowiązujących w obiekcie, w którym odbywa się Konferencja.

Uczestnicy mogą przebywać na terenie Konferencji wyłącznie w godzinach otwarcia określonych przez Organizatorki.

Zabronione jest prowadzenie przez Uczestników jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych lub promocyjnych bez uprzedniej zgody Organizatorek, a także działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.

Na terenie Konferencji obowiązuje bezwzględny zakaz:

* wnoszenia i używania broni, amunicji, materiałów pirotechnicznych oraz szkodliwych substancji chemicznych,

* używania otwartego ognia,

* wnoszenia i spożywania środków odurzających,

* palenia wyrobów tytoniowych oraz używania papierosów elektronicznych,

* zachowań niezgodnych z zasadami współżycia społecznego,

* zakłócania porządku publicznego.

Uczestnicy nie mogą wnosić na teren Konferencji bagażu innego niż bagaż podręczny. Plecaki, torby i walizki o większych rozmiarach należy pozostawić w szatni.

Na teren Konferencji nie wolno wprowadzać zwierząt, z wyjątkiem psów asystujących osobom z niepełnosprawnościami.

Uczestnicy mogą przebywać wyłącznie w miejscach udostępnionych przez Organizatorki oraz poruszać się wyznaczonymi ciągami komunikacyjnymi.

Zabrania się przemieszczania, wynoszenia oraz niszczenia przedmiotów znajdujących się w miejscu organizacji Konferencji.

Uczestnicy zobowiązani są do wykonywania poleceń służb porządkowych, informacyjnych, a także funkcjonariuszy Straży Pożarnej lub innych służb państwowych, jeżeli będą obecni na miejscu Konferencji.

Organizatorki zapewniają bezpłatny dostęp do szatni oraz toalet.

Niezależnie od spełnienia warunków uczestnictwa, Organizatorki mają prawo odmówić wstępu na Konferencję lub wyprosić z jej terenu osoby:

* znajdujące się pod wpływem alkoholu, środków odurzających, psychotropowych lub innych podobnie działających substancji,

* posiadające broń, materiały wybuchowe, wyroby pirotechniczne, materiały niebezpieczne pożarowo, napoje alkoholowe, środki odurzające lub substancje psychotropowe,

* zachowujące się agresywnie, prowokacyjnie lub w sposób stwarzający zagrożenie dla bezpieczeństwa lub porządku publicznego.

Służby porządkowe i informacyjne mogą wydawać własne instrukcje dotyczące bezpieczeństwa oraz ochrony przeciwpożarowej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Dane osobowe

Dane osobowe pozyskiwane w związku z uczestnictwem w Wydarzeniu przetwarzane będą zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku (RODO). Poniżej przedstawione są podstawowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych.

Administratorami danych osobowych Uczestników są dwaj Współadministratorzy, którzy zawarli umowę o współadministrowanie danymi osobowymi: JustBe Joanna Tymowicz, NIP 814 158 40 94 oraz Natalia Kotula NIP 813 322 90 13.

Zasady odpowiedzialności Współadministratorów w zakresie realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych określa zawarta pomiędzy nimi umowa o współadministrowanie danymi osobowymi.

Dane osobowe Uczestników przetwarzane są:

* w celu zawarcia i wykonania Umowy uczestnictwa w Konferencji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),

* w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),

* w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów, takich jak ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz dokumentowanie i promocja Konferencji poprzez publikację zdjęć i nagrań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),

* w celu wysyłki newslettera – na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Współadministratorów, w szczególności dostawcom usług IT, systemów rejestracji oraz usług mailingowych, a także organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej pod adresem: https://shexperiencesummit.pl/polityka-prywatosci/

Podanie danych osobowych niezbędnych do zawarcia Umowy (imię, nazwisko, e-mail, telefon) jest warunkiem udziału w Konferencji. Zgoda na otrzymywanie newslettera jest dobrowolna i nie wpływa na możliwość uczestnictwa w Konferencji.

Postanowienia końcowe

Prawem właściwym dla umów zawieranych na podstawie niniejszego Regulaminu jest prawo polskie. Interpretacja postanowień Regulaminu dokonywana będzie w oparciu o przepisy prawa polskiego.

Organizatorki zastrzegają sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie w przypadku wystąpienia ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa wpływających na realizację postanowień Regulaminu lub zmiany warunków uczestnictwa w Konferencji. Wprowadzenie zmian w Regulaminie nie wymaga zgody Uczestnika.

Postanowienia zmienionego Regulaminu wiążą Uczestnika, jeżeli zostały spełnione wymagania określone w art. 384 oraz 384 [1] Kodeksu Cywilnego.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

Regulamin obowiązuje od dnia 05.04.2026 r. i dostępny jest na stronie internetowej wydarzenia: https://shexperiencesummit.pl/