Polityka Prywatności dotycząca ochrony danych osobowych przetwarzanych w ramach konferencji SheXperiencesummit

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest JustBe Joanna Tymowicz, NIP 814 158 40 94 oraz Natalia Kotula – Strategie Kredytowe i ubezpieczenia | TDF, NIP 8133229013
2. Dane, które podawane są bezpośrednio: imię i nazwisko, adres e‑mail oraz numer telefonu.
3. Dane, które zbierane automatycznie: adres IP Twojego urządzenia, dane o urządzeniu i przeglądarce oraz dane z plików cookies.
4. Cele przetwarzania danych, podstawy prawne i okresy przechowywania:

• Zawarcie i wykonanie umowy uczestnictwa — przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy). Dane przechowywane są do zakończenia Konferencji + 30 dni na obsługę posprzedażową.
• Wystawienie faktury i prowadzenie dokumentacji księgowej — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny). Dane przechowywane są przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym wystawiono fakturę.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes). Dane przechowywane są przez 6 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
• Dokumentacja i promocja Konferencji (zdjęcia/filmy/rolki) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes administratora). Dane przechowywane są do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu lub maksymalnie 5 lat od Konferencji.
• Wysyłka newslettera — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Dane przechowywane są do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
• Cele analityczne i statystyczne (analiza ruchu na stronie) — zgodnie z ustawieniami cookies, maksymalnie do 26 miesięcy.

5. Odbiorcy danych osobowych:

• Partnerzy Konferencji – niezależni administratorzy w zakresie publikacji zdjęć/filmów zawierających wizerunek uczestników;
• Dostawca systemu rejestracji: Evenea.pl (Eventil Group sp. z o.o.);
• Dostawcy usług IT (hosting): VH
• Dostawcy usług płatniczych: PayPal, Stripe, InPay;
• Kancelaria prawna, biuro rachunkowe: w zakresie obsługi prawnej i księgowej;
• Organy publiczne: organy skarbowe i inne uprawnione instytucje na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

6. Obecnie dane nie są przekazywane poza EOG; główni dostawcy przechowują dane na serwerach w Polsce lub EOG.
7. Jeśli przekazanie poza EOG byłoby niezbędne (np. usługi podwykonawców z USA), odbędzie się to zgodnie z RODO i odpowiednimi zabezpieczeniami, np. decyzją Komisji Europejskiej lub standardowymi klauzulami umownymi.
8. W związku z przetwarzaniem danych osobowych masz prawo:

• Dostępu do danych – żądania informacji oraz kopii danych;
• Sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia danych;
• Usunięcia danych – „prawo do bycia zapomnianym” w określonych sytuacjach;
• Ograniczenia przetwarzania – ograniczenia przetwarzania danych;
• Przenoszenia danych – otrzymania ich w formacie umożliwiającym odczyt maszynowy;
• Sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym marketingu czy wykorzystania wizerunku;
• Wycofania zgody – w dowolnym momencie (np. klikając „wypisz się” z newslettera);
• Skargi – do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

9. Wnioski kieruj na adres kontakt@shexperiencesummit.pl. Odpowiedź zostanie udzielona niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni (z możliwym przedłużeniem o 14 dni w uzasadnionych przypadkach).
10. Dane obowiązkowe: imię, nazwisko, adres e‑mail oraz numer telefonu są warunkiem zawarcia umowy uczestnictwa w Konferencji.
11. Dane dobrowolne: dodatkowe zgody (np. marketingowe) nie są obowiązkowe, ale niezbędne do otrzymywania materiałów marketingowych w formie newslettera.
12. Twoje dane nie są poddawane zautomatyzowanym decyzjom, które wywoływałyby skutki prawne wobec Ciebie.
13. W ramach newslettera może być prowadzona analiza zachowań (np. kliknięcia, otwarcia) w celu optymalizacji treści – jest to profilowanie marketingowe; możesz wnieść sprzeciw wobec tego profilowania.
14. Serwis używa plików cookies – małych plików tekstowych zapisywanych na Twoim urządzeniu.
15. Cookies służą do:

• zapewnienia prawidłowego działania strony;
• analizowania działania serwisu i statystyk ruchu;
• personalizacji treści i reklam (jeśli wyrazisz zgodę).

16. Możesz zmieniać ustawienia cookies w przeglądarce lub przez panel preferencji na stronie.
17. Przy pierwszym wejściu wyświetlany jest baner cookies pozwalający wybrać zakres zgód.
18. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, takie jak szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS), kontrolę dostępu do danych, regularne kopie zapasowe oraz szkolenia personelu, aby chronić przetwarzane dane osobowe.
19. Polityka może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa lub praktyk przetwarzania danych; o istotnych zmianach zostaniesz poinformowany przez publikację nowej wersji na stronie.